Avansas nėra paprastas pavedimas: kokį dokumentą turi išrašyti vykdantis individualią veiklą?

Klientas užsisako 1 000 Eur vertės paslaugą ir iš anksto sumoka 300 Eur. Atrodytų, situacija paprasta: pinigai gauti, vadinasi, reikia išrašyti 300 Eur sąskaitą. Visgi, individualią veiklą vykdančiam žmogui svarbu atskirti du dalykus – pinigų gavimą ir patį prekės pardavimo ar paslaugos suteikimo faktą.

VMI nustatytose taisyklėse šie momentai nėra tapatinami. Sąskaita faktūra paprastai išrašoma prekės perdavimo arba paslaugos suteikimo momentu, nepriklausomai nuo to, ar individualią veiklą vykdantis žmogus taiko pinigų, ar kaupimo apskaitos principą. O ką daryti, jeigu klientas dalį pinigų sumoka dar prieš pradedant darbus?

300 eurų šiandien, paslauga – po mėnesio

Tarkime, fotografas, dizaineris, renginių vedėjas ar kitas individualią veiklą vykdantis specialistas susitaria dėl 1 000 Eur vertės paslaugos.

Klientas rezervuoja paslaugą ir iš anksto sumoka:

300 Eur avansą.
Likusi suma:
1 000 – 300 = 700 Eur.
Paslauga bus suteikta tik po mėnesio.

Svarbiausias klausimas – kaip klientas sumokėjo tuos 300 Eur?

Jeigu individualią veiklą vykdantis žmogus avansą iš anksto gauna grynaisiais pinigais, VMI nurodo, kad pinigų gavimo momentu turi būti išrašytas pinigų priėmimo kvitas. Kai paslauga faktiškai suteikiama, išrašoma sąskaita faktūra visai 1 000 Eur paslaugos vertei, o ne tik likusiems 700 Eur. Jeigu individualią veiklą vykdantis asmuo yra PVM mokėtojas, taikomos PVM sąskaitų faktūrų ir PVM apskaičiavimo taisyklės.

Kada išrašoma galutinė sąskaita?

VMI nurodo gana aiškią bendrą taisyklę: sąskaita faktūra arba PVM sąskaita faktūra, nepriklausomai nuo individualioje veikloje taikomo apskaitos principo, išrašoma prekės perdavimo arba paslaugos suteikimo momentu.

Grįžkime prie mūsų pavyzdžio.

Visa paslaugos kaina – 1 000 Eur.
Gautas avansas – 300 Eur.
Liko sumokėti – 700 Eur.

Atlikus sutartą darbą sąskaita išrašoma visai 1 000 Eur paslaugos vertei. Praktiškai dokumentuose turi būti aišku, kad dalis sumos jau buvo sumokėta avansu ir klientui liko sumokėti 700 Eur. Tai leidžia išvengti situacijos, kai 300 Eur avansas ir 700 Eur likutis apskaitoje klaidingai pradedami vertinti kaip dvi atskiros paslaugos.

O jeigu klientas viską sumoka tik po paslaugos?

Tarkime, specialistas rugsėjo 10 dieną suteikia 1 000 Eur vertės paslaugą, tačiau su klientu susitaria, kad šis atsiskaitys iki rugsėjo 24 dienos. Sąskaitos išrašymo nereikėtų atidėti iki rugsėjo 24-osios.

VMI nurodo, kad jeigu atsiskaitymo ir paslaugos suteikimo momentai nesutampa, sąskaita faktūra išrašoma paslaugos suteikimo arba prekės perdavimo momentu. Joje nurodoma, kad už prekes ar paslaugas bus atsiskaitoma vėliau. Taigi, mūsų pavyzdyje sąskaita būtų išrašyta rugsėjo 10 dieną, nors pinigai bus gauti tik po dviejų savaičių. Jeigu klientas vėliau atsiskaitytų grynaisiais, pinigų gavimo momentu reikėtų išrašyti pinigų priėmimo kvitą.

Ką daryti, jeigu klientas persigalvoja ir avansą reikia grąžinti?

Avansai praktikoje turi dar vieną problemą – sandoris ne visada įvyksta.

Pavyzdžiui:

sutarta paslaugos kaina – 1 000 Eur;
gautas avansas – 300 Eur;
klientas užsakymo atsisako;
pagal šalių susitarimą visi 300 Eur grąžinami.

Tokioje situacijoje svarbu išsaugoti dokumentus, kurie pagrindžia ne tik avanso gavimą, bet ir jo grąžinimą. Bankiniu būdu atliekamo grąžinimo atveju jo faktą galima pagrįsti mokėjimo operacijos duomenimis. Dar sudėtingesnė situacija, kai pagal sutartį avansas negrąžinamas arba jo dalis lieka paslaugos teikėjui kaip kompensacija. Tokiu atveju jau svarbu vertinti konkretaus susitarimo turinį ir mokestinį tokios sumos traktavimą – vien žodis „avansas“ sutartyje ne visada nusako tikrąją mokėjimo paskirtį.

Sąskaitos išrašymo data nėra tiesiog pinigų gavimo data

Viena dažniausių smulkiojo verslo klaidų gali atsirasti tuomet, kai sąskaitos išrašymas susiejamas su banko sąskaitoje pasirodžiusiais pinigais. Pavyzdžiui, klientas gali sumokėti 500 Eur avansą rugsėjo 1 dieną, o paslauga būti suteikta spalio 15 dieną. Tai yra du skirtingi įvykiai.

Lygiai taip pat galima pirmiausia atlikti paslaugą ir tik vėliau gauti pinigus. Tokiu atveju sąskaita išrašoma suteikus paslaugą, o ne laukiama dienos, kada klientas pagaliau atsiskaitys. Taigi, individualią veiklą vykdančiam žmogui verta atskirai sekti sąskaitos išrašymo datą, paslaugos suteikimą, gautą avansą ir faktinį apmokėjimą.

Kokie duomenys apskritai turi būti sąskaitoje?

VMI nurodo, kad sąskaitoje faktūroje turi būti nustatyti privalomi rekvizitai. Tarp jų – dokumento pavadinimas, jį išrašiusio asmens duomenys, data, ūkinės operacijos turinys ir rezultatas pinigine ar kiekybine išraiška, taip pat atitinkamais atvejais pirkėjo duomenys.

Sąskaita taip pat turi turėti seriją ir numerį, didėjančia seka. Tai reiškia, kad sąskaita nėra vien laisvos formos pranešimas klientui „sumokėti 700 Eur“. Tai apskaitos dokumentas, todėl jo turinys turi atitikti nustatytus reikalavimus.

Kai sąskaitų daugėja, avansus lengva pamesti

Jeigu per mėnesį išrašomos dvi ar trys sąskaitos, avansą ir galutinį mokėjimą dar galima kontroliuoti rankiniu būdu, tačiau dirbant su keliolika ar keliasdešimt klientų atsiranda rizika nebeprisiminti, kuri sąskaita apmokėta visiškai, už kurią gautas tik avansas, o kuri vis dar neapmokėta.

Tokiais atvejais sąskaitų išrašymui ir jų administravimui galima naudoti tam skirtas sistemas. Viena iš opcijų – „Sąskaita123“, leidžianti vienoje vietoje išrašyti sąskaitas ir sekti su jomis susijusią informaciją. Vis dėlto pati sistema nepakeičia pagrindinės taisyklės: dokumentas turi atitikti realiai įvykusią ūkinę operaciją, todėl pirmiausia svarbu suprasti, ar pinigai yra avansas, ar jau atsiskaitymas už suteiktą paslaugą.

Trys datos, kurių nereikėtų suplakti į vieną

Individualią veiklą vykdančiam žmogui praktiškai naudinga stebėti tris momentus: kada gautas avansas, kada faktiškai suteikta paslauga ar perduota prekė ir kada galutinai atsiskaityta. Jie gali sutapti, tačiau gali būti ir visiškai skirtingi.

Jeigu iš anksto grynaisiais gaunamas avansas, jo gavimą reikia įforminti pinigų priėmimo kvitu. Suteikus paslaugą ar perdavus prekę išrašoma sąskaita faktūra visai paslaugos ar prekės vertei. Jeigu už jau suteiktą paslaugą vėliau atsiskaitoma grynaisiais, pinigų gavimas taip pat tinkamai dokumentuojamas.

Patarimai