Sutartis yra bene svarbiausias dokumentas bet kokiuose verslo santykiuose, nes jos užtikrina, kad abi šalys turės aiškiai apibrėžtas teises ir pareigas. Visgi, dažnai sutartys, kurios turėtų būti apsauginis mechanizmas – tampa problemų šaltiniu dėl neaiškių formuluočių, trūkstamų detalių ar netinkamo pasiruošimo.
Nepakankamai detalus sutarties turinys
Viena dažniausių klaidų sudarant sutartis yra pernelyg bendros ar neaiškios sąlygos. Tai gali sukelti daugybę problemų, ypač kai kyla nesutarimų arba iškyla ginčytinų situacijų, nes nei viena, nei kita šalis neturi aiškios gairės – kaip elgtis tam tikrose situacijose.
Dažnai verslo atstovai ar klientai vengia detalizuoti sutartį, nes mano, kad toks procesas užtruks per ilgai, apsunkins bendradarbiavimą arba apribos lankstumą. Visgi, šis požiūris yra klaidingas, nes būtent detali ir gerai apgalvota sutartis padeda išvengti nesutarimų ir užtikrina sklandų bendradarbiavimą.
Neaiškios sąlygos gali „pasireikšti“ įvairiais būdais. Pavyzdžiui, sutartyje gali būti nurodoma, kad paslauga bus teikiama „per pagrįstą laikotarpį“, tačiau kas yra tas „pagrįstas laikotarpis“? Ar tai savaitė, mėnuo, pusmetis? Tokia formuluotė suteikia per daug erdvės interpretacijoms ir gali tapti ginčo objektu. Kitas pavyzdys – neaiškiai apibrėžta atsakomybė už klaidas ar vėlavimus. Jei tokios sąlygos nėra aiškiai išdėstytos, gali būti sunku nustatyti – kas atsakingas už galimus nuostolius.
Siekiant išvengti tokių situacijų – labai svarbu į sutartį įtraukti kuo daugiau konkrečių ir išsamių detalių. Pirmiausia, apibrėžkite paslaugų ar produktų tiekimo apimtį. Pavyzdžiui, jei esate paslaugų teikėjas, tokiu atveju aiškiai nurodykite – kas tiksliai įeina į paslaugų paketą ir kas yra papildomai apmokestinama. Arba teikdami dizaino paslaugas galite nurodyti – kiek nemokamų pataisymų bus įtraukti į pradinę kainą. Jei šis limitas bus viršytas, tuomet turėtų būti aiškiai apibrėžta – kokia kaina bus taikoma už papildomus pataisymus.
Be to, į sutartį verta įtraukti detales apie mokėjimo sąlygas. Vietoj bendros frazės, kad mokėjimas turi būti atliktas „laiku“ – galite nurodyti tikslų terminą, pavyzdžiui, „mokėjimas turi būti atliktas per 14 kalendorinių dienų nuo sąskaitos išrašymo dienos“. Taip pat aiškiai apibrėžkite, kokios sankcijos bus taikomos už vėluojančius mokėjimus – ar tai bus delspinigiai, ar galimybė nutraukti sutartį.
Galiausiai, svarbu apibrėžti ne tik konkrečius įsipareigojimus, bet ir atsakomybę už jų nevykdymą. Sutartyje galite numatyti – kokios baudos ar sankcijos bus taikomos, jei viena iš šalių nevykdys savo įsipareigojimų. Tai padės užtikrinti, kad abi pusės laikysis savo įsipareigojimų, nes žinos – kokios pasekmės jų laukia (jei to nepadarys).
Nesuprantamas ar per daug sudėtingas tekstas
Kartais sutartys sudaromos taip, kad jas suprasti gali tik teisininkai. Tokios sutartys gali suklaidinti klientą arba net sukelti nepasitikėjimą. Kitas kraštutinumas – pernelyg supaprastinta kalba, kuri neapima svarbių teisiniu požiūriu detalių.
Stenkitės suderinti aiškumą ir tikslumą. Naudokite paprastą, bet teisiškai pagrįstą kalbą. Jei įmanoma – leiskite sutartis peržiūrėti teisininkui, kuris užtikrins, kad dokumentas atitinka teisinius reikalavimus ir yra suprantamas abiem pusėms.
Trūksta atsakomybių paskirstymo
Trūkstant aiškaus atsakomybės paskirstymo – sutartys gali tapti konflikto šaltiniu, ypač jei projekto eigą trikdo netikėti vėlavimai ar nenumatyti trukdžiai. Dažna klaida yra tai, kad sutartyje neapibrėžiama – kas konkrečiai atsakingas už tam tikras užduotis arba kaip elgtis situacijose – kai viena iš šalių nevykdo savo įsipareigojimų. Pavyzdžiui, klientas gali nesuteikti svarbios informacijos ar reikalingų dokumentų laiku, o tai užlaiko visą projektą.
Siekiant to išvengti – būtina sutartyje aiškiai apibrėžti kiekvienos šalies atsakomybes. Pirmiausia, svarbu išskaidyti projektą į etapus ir kiekvienam etapui priskirti užduotis, kurias turi atlikti kiekviena šalis. Pavyzdžiui, jeigu vykdote statybų projektą, tokiu atveju sutartyje turėtų būti nurodyta – kada užsakovas turi pateikti projekto brėžinius, medžiagų sąrašus ar kitą būtiną informaciją. Analogiškai, nurodykite – kokiais terminais rangovas turi atlikti kiekvieną darbų etapą.
Be to, rekomenduojama sutartyje numatyti galimas pasekmes už neatliktas užduotis. Pavyzdžiui, jei klientas nesumoka numatyto avanso per sutartyje nurodytą laikotarpį – projekto vykdymas gali būti sustabdytas iki tol, kol bus atliktas mokėjimas. Tuo tarpu, jei rangovas nespėja atlikti darbų sutartu laiku – jis gali būti įpareigotas sumokėti delspinigius už kiekvieną vėlavimo dieną. Tokios sąlygos padeda užtikrinti sąžiningą atsakomybės paskirstymą ir mažina riziką, kad abi šalys nepilnai vykdys savo įsipareigojimus.
Trūksta aiškių mokėjimo sąlygų
Kita dažna problema – neaiškiai nurodytos mokėjimo sąlygos. Kai kuriais atvejais mokėjimo terminai, būdai ar vėlavimo baudos lieka neaptarti, todėl kilus ginčui dėl mokėjimo tampa sunku įrodyti savo tiesą.
Visada įtraukite aiškias mokėjimo sąlygas. Nurodykite sumą, mokėjimo terminus, priimtinas mokėjimo formas (pvz., banko pavedimas, grynieji pinigai), taip pat – kokios sankcijos bus taikomos už vėlavimą. Jei mokėjimai vykdomi dalimis, tokiu atveju tiksliai aprašykite – kokiais etapais jie atliekami ir kokios sąlygos turi būti įvykdytos prieš atliekant kiekvieną mokėjimą.
Neįvertinti „nenugalimos jėgos“ (force majeure) atvejai
Nors „nenugalimos jėgos“ situacijos yra gana retos – jos gali turėti rimtą poveikį sutarties vykdymui. Pavyzdžiui, dėl pandemijos, karo ar gamtinių nelaimių – kai kurios paslaugos ar prekės gali būti neprieinamos. Jei sutartyje nėra aiškiai numatyta, kaip elgtis tokiomis situacijomis – abi pusės gali susidurti su dideliais nuostoliais.
Įtraukite force majeure sąlygą, kuri apibrėžia – kas laikoma „nenugalimos jėgos“ aplinkybėmis ir kaip tokiu atveju bus sprendžiamos sutarties vykdymo problemos. Pavyzdžiui, galite nurodyti, kad sutarties vykdymas atidedamas, kol bus pašalintos force majeure aplinkybės.
Nenumatyta sutarties nutraukimo tvarka
Vienas dažniausių konfliktų šaltinių yra neaiškiai apibrėžta sutarties nutraukimo tvarka. Tokiais atvejais, kai viena iš šalių nusprendžia nutraukti sutartį, o nutraukimo procesas nėra aiškiai aprašytas – gali kilti nesutarimų dėl jau atliktų darbų, išlaidų kompensavimo ar net delspinigių už įsipareigojimų nevykdymą. Šios situacijos dažnai sukelia įtampą ir gali virsti teisiniais ginčais, kurių būtų galima išvengti, jei sutarties nutraukimo sąlygos būtų tinkamai numatytos.
Siekiant išvengti tokių problemų – svarbu į sutartį įtraukti aiškiai apibrėžtas nutraukimo sąlygas. Pirmiausia, sutartyje turėtų būti nurodyta, kokiais atvejais kiekviena iš šalių turi teisę nutraukti sutartį. Pavyzdžiui, viena šalis gali norėti nutraukti sutartį, jei kita šalis nesilaiko savo įsipareigojimų – pavyzdžiui, rangovas nesilaiko nustatytų terminų, o užsakovas nevykdo mokėjimų laiku. Tokiais atvejais būtina numatyti terminą per kurį šalis turi pašalinti savo pažeidimus (prieš suteikiant teisę nutraukti sutartį).
Kitas svarbus aspektas yra išankstinio įspėjimo reikalavimas:
Daugelyje sutarčių yra numatyta, kad viena iš šalių privalo iš anksto informuoti kitą šalį apie savo ketinimą nutraukti sutartį. Tai gali būti 14, 30 ar net daugiau dienų laikotarpis per kurį kita šalis turi galimybę ištaisyti padarytas klaidas ar derėtis dėl sąlygų pakeitimo. Šis laikotarpis yra svarbus abiem pusėms, nes leidžia sumažinti galimus nuostolius ir užtikrina sklandesnį procesą.
Be to, svarbu sutartyje numatyti – kaip bus elgiamasi su jau atliktais darbais ir sumokėtais avansais (jei sutartis nutraukiama). Pavyzdžiui, sutartis gali numatyti, kad užsakovas privalo apmokėti už visus jau atliktus darbus, net jei projektas nėra baigtas, o rangovas turi teisę grąžinti likusią avanso dalį už dar neatliktas paslaugas. Taip pat gali būti numatytos baudos ar kompensacijos, jei sutartis nutraukiama vienašališkai be pagrįstos priežasties. Pavyzdžiui, užsakovas gali būti įpareigotas sumokėti rangovui tam tikrą procentą nuo visos projekto vertės, jei sutartis nutraukiama, kai darbas jau yra gerokai pažengęs.
Sutarties pasirašymas nesusipažinus su turiniu
Kartais klientai arba verslo partneriai pasirašo sutartis nesigilindami į jų turinį, o tai gali sukelti rimtų problemų. Nesusipažinimas su sutarties sąlygomis gali reikšti, kad sutinkate su sąlygomis, kurios jums yra nenaudingos ar net žalingos.
Visada skirkite laiko sutarties peržiūrai. Jei turite abejonių – kreipkitės į teisininką, kuris gali peržiūrėti dokumentą ir paaiškinti – ką reiškia kiekviena sąlyga. Klientams galite suteikti galimybę užduoti klausimus ir išsiaiškinti bet kokias abejones prieš pasirašant.
Aiški sutartis – padės išvengti klaidų. Lygiai taip pat kaip ir sisteminga apskaita, kurią patogiausią atlikti yra su sąskaita123!
Sužinoti daugiau apie Sąskaita123
Naudingos nuorodos:
- Taupus ir lengvas sąskaitų (su)valdymo sprendimas – Sąskaita123.lt
- Kas yra individualios veiklos pažyma?
- Individuali veikla: ekonominės veiklos rūšių klasifikatorius 2 redakcija (EVRK 2 red.)
- Sodros interneto svetainė
- Kas yra verslo liudijimas?
- Verslo liudijimo skaičiuoklė
- Kada registruotis PVM mokėtoju
Parašykite komentarą per Facebook