Kaip freelanceriui išrašyti sąskaitą užsienio klientui, kad nekiltų mokestinių problemų?

Lietuvos freelanceriai vis dažniau dirba ne tik su vietos įmonėmis, bet ir su klientais iš Vokietijos, Nyderlandų, Jungtinės Karalystės, Jungtinių Amerikos Valstijų ar kitų pasaulio šalių. Grafinio dizaino, programavimo, rinkodaros, vertimų, konsultacijų, fotografijos, tekstų kūrimo ir kitų paslaugų eksportas šiandien tapo kasdienybe.

Kartu su tarptautiniais projektais atsiranda ir daugiau mokestinių klausimų. Ar sąskaitą reikia išrašyti su PVM? Kokia valiuta ją galima pateikti? Ar būtina nurodyti kliento PVM kodą? Kada reikia registruotis PVM mokėtoju? Kas nutinka, jei klientas yra ne įmonė, o fizinis asmuo?

Neteisingai išrašyta sąskaita yra viena dažniausių priežasčių, dėl kurių vėliau tenka tikslinti apskaitą, deklaracijas ar aiškintis su mokesčių administratoriumi. Prieš pradedant dirbti su užsienio klientais svarbu suprasti ne tik sąskaitos formą, bet ir tai, kokios mokestinės taisyklės taikomos konkrečiam sandoriui.

Kodėl neužtenka tiesiog išrašyti sąskaitos anglų kalba?

Dalis pradedančiųjų freelancerių mano, kad tarptautinei prekybai pakanka anglų kalba parengto dokumento. Praktikoje vien kalba nėra svarbiausias aspektas.

Svarbiausia, kad sąskaita atitiktų Lietuvos teisės aktų reikalavimus ir joje būtų visi privalomi rekvizitai. Priklausomai nuo to, ar klientas yra Europos Sąjungoje registruota įmonė, trečiosios šalies bendrovė ar privatus asmuo, gali skirtis tiek PVM taikymas, tiek papildoma informacija, kurią rekomenduojama nurodyti sąskaitoje.

Lietuvoje apskaitos dokumentų reikalavimus reglamentuoja Lietuvos Respublikos finansinės apskaitos įstatymas, o PVM taikymo tvarką – Lietuvos Respublikos pridėtinės vertės mokesčio įstatymas. Be to, teikiant paslaugas kitų Europos Sąjungos valstybių verslams taikomos ir ES PVM direktyvų nuostatos.

teikiant paslaugas kitų Europos Sąjungos valstybių verslams taikomos ir ES PVM direktyvų nuostatos.

Kokius rekvizitus privalo turėti sąskaita?

Nepriklausomai nuo to, ar klientas yra Lietuvoje, ar užsienyje, sąskaitoje rekomenduojama nurodyti:

sąskaitos numerį;
išrašymo datą;
paslaugos suteikimo datą (jeigu ji skiriasi nuo išrašymo datos);
savo vardą, pavardę arba veiklos pavadinimą;
individualios veiklos pažymos numerį (jeigu taikoma);
adresą;
kliento pavadinimą;
kliento adresą;
kliento PVM kodą (jeigu jis yra PVM mokėtojas);
suteiktų paslaugų aprašymą;
kiekį arba darbų apimtį;
kainą;
mokėtiną sumą;
valiutą;
mokėjimo terminą.

Jeigu esate PVM mokėtojas arba konkrečiam sandoriui taikomos specialios PVM taisyklės, sąskaitoje papildomai turi būti pateikiama informacija apie taikomą PVM režimą. Tai ypač svarbu dirbant su kitų Europos Sąjungos valstybių įmonėmis.

Ar sąskaitą galima išrašyti anglų kalba?

Taip. Lietuvos teisės aktai nedraudžia užsienio klientui išrašyti sąskaitos anglų ar kita užsienio kalba, jei joje yra visa privaloma informacija. Praktikoje dauguma freelancerių naudoja dvikalbius šablonus arba sąskaitas anglų kalba, nes tai palengvina bendravimą su klientais ir sumažina riziką, kad jie nesupras dokumente pateiktos informacijos.

Kokia valiuta galima išrašyti sąskaitą?

Sąskaitą galima išrašyti įvairiomis valiutomis:

eurais;
JAV doleriais;
Didžiosios Britanijos svarais;
Šveicarijos frankais;
kitomis sutartyje numatytomis valiutomis.

Svarbu nepamiršti, kad apskaitoje Lietuvoje pajamos registruojamos eurais, todėl gavus apmokėjimą kita valiuta reikės taikyti atitinkamą valiutos perskaičiavimo kursą pagal galiojančias apskaitos taisykles.

Ar būtina sudaryti sutartį?

Teisės aktai neįpareigoja kiekvienam projektui sudaryti rašytinės sutarties.

Vis dėlto praktikoje ją turėti labai rekomenduojama, ypač kai:

projektas trunka kelis mėnesius;
numatyti tarpiniai mokėjimai;
perduodamos autorių teisės;
atliekami programavimo darbai;
kuriami dizaino sprendimai;
konsultuojama dėl verslo.

Sutartis padeda aiškiai apibrėžti darbų apimtį, atsiskaitymo terminus ir atsakomybę kilus ginčui.

Kada sąskaita išrašoma be PVM?

Tai vienas dažniausių klausimų. Jeigu vykdote individualią veiklą ir nesate registruotas PVM mokėtoju, daugeliu atvejų sąskaita bus išrašoma be PVM. Visgi, tai nereiškia, kad visada nereikia domėtis PVM taisyklėmis. Tam tikrais atvejais prievolė registruotis PVM mokėtoju gali atsirasti ne tik dėl pasiektos 45 000 Eur apyvartos Lietuvoje, bet ir dėl tam tikrų tarpvalstybinių paslaugų teikimo ar gavimo. Taigi, kiekvieną situaciją būtina vertinti individualiai.

Kaip išvengti klaidų tvarkant tarptautinę apskaitą?

Dirbant su keliais užsienio klientais apskaita greitai tampa sudėtingesnė nei dirbant tik Lietuvos rinkoje. Tenka sekti skirtingas valiutas, mokėjimo terminus, sąskaitų numeraciją, klientų rekvizitus ir išlaidų dokumentus.

Dauguma freelancerių renkasi specializuotas apskaitos sistemas. Naudojant Sąskaita123 galima greitai išrašyti sąskaitas užsienio klientams, pasirinkti reikiamą valiutą, išsaugoti klientų rekvizitus, tvarkyti pajamų apskaitą ir vienoje vietoje matyti visų išrašytų dokumentų istoriją. Tai padeda sumažinti administracinę naštą ir sumažina tikimybę padaryti klaidų pildant apskaitos dokumentus.

Patarimai