Kaip tvarkyti pajamas ir išlaidas dirbant pagal IVP, kad deklaravimas būtų paprastas?

Dirbant pagal individualios veiklos pažymą daugelis žmonių pirmiausia galvoja apie klientus, pajamas ar projektus, tačiau gana greitai atsiranda ir kitas svarbus aspektas – finansų apskaita. Nors individuali veikla laikoma viena paprasčiausių verslo formų Lietuvoje, net ir čia būtina tvarkyti pajamas bei išlaidas. Tinkamai organizuota apskaita leidžia ne tik aiškiai matyti finansinę situaciją, bet ir gerokai palengvina pajamų deklaravimą metų pabaigoje.

Didžiausia problema dažniausiai atsiranda tada, kai pajamų ir išlaidų registravimas atidedamas paskutinei minutei. Kai per metus susikaupia dešimtys ar net šimtai operacijų, bandymas viską atkurti prieš deklaravimą tampa sudėtingas ir klaidų tikimybė gerokai padidėja.

Pajamų registravimas – apskaitos pagrindas

Kiekvienas individualios veiklos vykdytojas turi registruoti visas gautas pajamas. Tai reiškia, kad kiekviena klientui suteikta paslauga ar parduota prekė turi būti pagrįsta dokumentais, dažniausiai sąskaita faktūra.

Valstybinė mokesčių inspekcija nurodo, kad individualios veiklos vykdytojai privalo fiksuoti visas pajamas, gautas vykdant ekonominę veiklą, ir jas deklaruoti metinėje pajamų deklaracijoje. Tai svarbu ne tik dėl mokesčių apskaičiavimo, bet ir dėl skaidrios finansinės veiklos.

Pajamos gali būti gaunamos įvairiais būdais:

banko pavedimu;
grynaisiais pinigais;
per elektronines mokėjimo sistemas;
iš užsienio klientų.

Svarbiausia, kad kiekviena gauta suma turi būti susieta su išrašyta sąskaita ar kitu dokumentu.

Išlaidų fiksavimas realiu laiku

Be pajamų, svarbu registruoti ir veiklos išlaidas. Daugelis savarankiškai dirbančių žmonių pamiršta tai daryti iš karto ir tik metų pabaigoje pradeda rinkti kvitus ar sąskaitas. Visgi, išlaidos gali reikšmingai sumažinti apmokestinamąsias pajamas, todėl jų registravimas yra labai svarbus.

Dažniausios veiklos išlaidos:

darbo įranga ir programinė įranga;
interneto ir ryšio paslaugos;
transporto išlaidos;
reklama ir marketingas;
mokymai ir kvalifikacijos kėlimas;
darbo priemonės.

OECD analizė atskleidžia, jog smulkusis verslas, kuris sistemingai seka savo išlaidas, dažniau priima efektyvesnius finansinius sprendimus ir turi stabilesnius pajamų srautus. Tai reiškia, kad išlaidų apskaita naudinga ne tik deklaravimui, bet ir kasdieniam finansų valdymui.

Dokumentų saugojimas

Dar vienas svarbus aspektas – dokumentų saugojimas. Visos veiklos išlaidos turi būti pagrįstos dokumentais: sąskaita faktūra, kvitu ar sutartimi.

Šie dokumentai turi būti saugomi tam tikrą laiką, nes prireikus mokesčių administratorius gali paprašyti juos pateikti

Praktikoje daugiausia problemų kyla tada, kai:

dokumentai prarandami;
išlaidos nėra susietos su veikla;
kvitai laikomi tik popieriuje ir vėliau pasimeta.

Dėl šios priežasties vis daugiau žmonių pereina prie skaitmeninės apskaitos.

Skaitmeniniai įrankiai padeda išvengti klaidų

Šiuolaikiniai finansų valdymo įrankiai leidžia gerokai supaprastinti individualios veiklos apskaitą. Vietoje rankinių lentelių ar užrašų knygelių galima naudoti sistemas, kurios automatiškai registruoja pajamas ir leidžia sekti išlaidas. Tokie sprendimai ypač naudingi freelanceriams, konsultantams ar mažoms paslaugų įmonėms, kurios kasdien išrašo sąskaitas klientams.

Vienas iš pavyzdžių Lietuvoje yra sąskaitų išrašymo ir finansų valdymo platforma Sąskaita123. Ji padeda greitai išrašyti sąskaitas, matyti gautas pajamas ir paprastai stebėti veiklos finansus vienoje vietoje. Kai visos sąskaitos ir pajamos registruojamos sistemoje, metų pabaigoje deklaravimas tampa gerokai paprastesnis.

Be to, tokios sistemos leidžia aiškiai matyti, kiek uždirbama per mėnesį, kokios išlaidos didžiausios ir kaip keičiasi finansiniai rezultatai.

Finansų tvarkymo įpročiai, kurie palengvina deklaravimą

Kad deklaravimas būtų paprastas, svarbiausia susikurti aiškius finansų tvarkymo įpročius.

Pirmiausia verta išrašyti sąskaitas iš karto po suteiktos paslaugos. Tai padeda išvengti pamirštų pajamų ir leidžia tiksliai matyti pinigų srautus.
Antra, išlaidas verta registruoti tą pačią dieną, kai jos patiriamos. Tokiu būdu neprarandami dokumentai ir nereikia vėliau bandyti prisiminti, kam buvo skirtos konkrečios išlaidos.

3. Trečia, naudinga bent kartą per mėnesį peržiūrėti visus finansinius duomenis. Tai leidžia anksti pastebėti klaidas ar netikslumus.

Tokie paprasti įpročiai leidžia išvengti situacijos, kai prieš deklaravimą reikia skubiai tvarkyti visų metų apskaitą.

Tvarkinga apskaita – mažiau streso deklaruojant

Metinis pajamų deklaravimas dažnai kelia stresą tiems, kurie visus metus nekreipė dėmesio į apskaitą. Visgi, jei pajamos ir išlaidos registruojamos nuosekliai, deklaravimas tampa gana paprastas procesas.

Iš esmės reikia tik peržiūrėti jau turimus duomenis, patikrinti skaičiavimus ir pateikti informaciją mokesčių administratoriui.

Taigi, dirbant pagal individualios veiklos pažymą svarbiausia laikytis vienos paprastos taisyklės – pajamos ir išlaidos turi būti registruojamos nuolat, o ne tik deklaravimo laikotarpiu. Toks požiūris ne tik palengvina mokesčių deklaravimą, bet ir padeda geriau valdyti savo finansus visus metus.

Patarimai